¿Estás muy ocupado de reunión en reunión y atendiendo multitud de emails o llamadas? ¿Dedicas horas extra a tu trabajo para terminar tus tareas? Tener mucha actividad no significa necesariamente que seas más productivo. El Deep Work propone enfocarse en una sola tarea, utilizando toda tu concentración en ella, para conseguir el máximo rendimiento de tu tiempo.
Exigencias de nuevas capacidades y mejores resultados
En nuestro día a día debemos gestionar multitud de tareas mientras estamos expuestos a multitud de estímulos, distracciones e interrupciones que impactan en nuestra productividad.
Por otro lado, hoy en día estamos inmersos en un contexto Volátil, Incierto, Cambiante y Ambiguo – VICA- que nos exige aprender rápida y constantemente nuevas cosas y generar resultados más rápidos y con mayor calidad.
Existen 3 tipos de personas que van a triunfar en la nueva economía:
- los que pueden trabajar creativamente con máquinas
- los que sean excelentes en su área de conocimiento
- los que tengan dinero para invertir
Las habilidades que deben dominar los dos primeros tipos de personas son
- aprender con rapidez temas complicados
- producir con rapidez resultados de calidad
Por otro lado, estamos expuestos a muchas distracciones, estímulos e interrupciones en nuestro día a día y nuestro cerebro no está preparado para trabajar en multitarea, no la gestiona bien. Por ejemplo, si estamos trabajando de manera enfocada en un documento y necesitamos consultar algo en internet, podríamos toparnos con un email, leerlo y que nos haga salir del estado de concentración. Al volver, puede ser difícil que retomemos la conexión completa con la tarea, porque puede quedar una parte de nuestra atención enganchada en resolver la cuestión que nos ha interrumpido, por poco urgente que sea.
El Deep Work, término acuñado por Cal Newport, profesor de la Universidad de Georgetown, propone conseguir esta eficiencia en el aprendizaje y en la productividad, en base al trabajo enfocado a una sola tarea y utilizando toda tu concentración y capacidad cognitiva. Aislarte de otros problemas y centrar toda tu atención, permite sacar el máximo rendimiento del tiempo de trabajo.
El Deep work, o trabajo profundo, son las actividades que hacemos en un estado libre de distracciones y que implica utilizar intensamente tus habilidades cognitivas. Con ello produces resultados de valor y mejoras tus habilidades. El tiempo máximo que parece ser que podemos dedicar al trabajo profundo son 4 horas. Más allá, la concentración y el rendimiento disminuyen.
En este sentido, algunas tendencias que están adoptando las organizaciones como los entornos de trabajo abiertos (open office) no facilitan trabajar en modo profundo. Por el contrario, el teletrabajo puede permitirte planificar momentos intensos y concentrados en la tranquilidad de tu casa.
En contraposición, el trabajo superficial comprende tareas de poco valor que se pueden realizar sin un gran esfuerzo cognitivo. Producen resultados de poco valor y fáciles, como la revisión y respuesta de emails o la asistencia a reuniones.
Trabajo profundo
El trabajo profundo comprende actividades que requieren atención plena y enfocada, conocimientos o habilidades específicos y es difícil de replicar.
Para trabajar profundamente, lo primero es seleccionar la filosofía que mejor se adapta a nuestro caso. Existen 4 según el autor, básicamente diferenciadas por el tiempo que se dedica a tareas superficiales:
- MONÁSTICA: No se permiten tareas superficiales en absoluto (no correos ni cualquier otra tarea que nos distraiga). Apto para escritores o estudiantes, que puedan encajar en su rutina largos períodos en esta modalidad.
- BIMODAL: combina amplios momentos de trabajo profundo con superficial. Por ejemplo, 1 día de trabajo en modo monástico y otros días en modo superficial.
- RÍTMICA: Combinar momentos del día trabajando en modo profundo, dedicándole las mejores horas del día, y el resto a las tareas superficiales. Puede encajar si tienes un horario fijo y más o menos control sobre la planificación de tu agenda.
- PERIODÍSTICA: Cambiar de modo de trabajo a lo largo del día alternando trabajo profundo con trabajo superficial. Cuando es difícil predecir tu actividad y tienes un horario irregular. Requiere dominio del trabajo en modo profundo.
Estableciendo tu rutina de trabajo profundo
Algunos hábitos que ayudan a planificar momentos de trabajo profundo son:
- Sumérgete en el trabajo profundo habiendo definido previamente todo lo que vas a abordar: Utiliza una tabla de Time Blocking con todas las horas del día detalladamente planificadas, y dedicando a las tareas en modo profundo las horas de mayor productividad, cuando estás más activo mentalmente
- No mires internet. Si tienes que consultar algo en internet, pon un cronómetro y esperar 5 minutos antes de hacerlo.
- Utiliza lapsos de 60 minutos, sobre todo al principio
- Máximo 4 horas de trabajo profundo, Marcar el progreso en el calendario que hayas creado: una raya por tarea completada, añadir un circulo cuando esta tarea represente también la finalización del proyecto del que forma parte.
- Tener una expectativas claras sobre los resultados a generar: cuál debe ser el resultado específico que obtendrá al finalizar.
- Tener a mano todo lo que puedas precisar para evitar tener que ir a buscarlo (material, agua, …)
Cerrando tu sesión de trabajo
Finaliza tu trabajo preparando la siguiente jornada. Esto descargará tu mente y te permitirá empezar bien el próximo día.
1. Cerrar el día de trabajo revisando el mail por última vez
2. Registra en tu lista de TO Dos las tareas que puedan aparecer
3. Transfiere las tareas a tu lista de tareas mensual
4. Revisa las tareas del mes
5. Construir un plan detallado para el día siguiente, planificando cada hora de trabajo de manera específica
6. Terminar con un ritual de finalización: utiliza una frase ancla que simbolice que cerramos (Carl Newport utiliza «Shutdown Complete») y centra después toda tu atención en el resto de facetas de tu vida (personal, familiar, social,…)
Otras consideraciones
1. Es cierto que, en la mayoría de contextos, trabajar en modo profundo y rechazar todas las interrupciones y peticiones que puedan aparecer en tu día es muy poco realista. Cuando hayas entrenado el trabajo en modo profundo, podrás crear una rutina en modo periodista, que requiere un cierto nivel de dominio. Practica inicialmente con bloques pequeños de tiempo
2. Evita siempre, antes de empezar a trabajar en modo profundo, atender cuestiones que puedan reducir posteriormente tu atención (no revises el mail o atiendas otras cuestiones justo antes)
3. Busca un espacio adecuado de trabajo profundo: deja el móvil y otras interrupciones lejos. En la medida que pueda incluir elementos distintos del espacio de trabajo superficial (auriculares, ubicación, etc.), establecerás anclajes que te permitirán salir y entrar con mayor facilidad.
4. Establece con precisión el resultado que debes obtener tras cada bloque de trabajo profundo, de manera que puedas confirmar su efectividad
5. Si estás aprendiendo, es bueno también dejar descansar bien a tu cerebro, para que cree nuevas conexiones que integren los nuevos aprendizajes.
6. Si no puedes completar las tareas como has planificado, eliminar las menos relevantes y planificarlas para otro día, reorganizar el plan de trabajo diario y continuar.
7. A medida que lo utilizas, vas generando predictibilidad, estimando con más precisión el tiempo que necesitas para completar cosas, igual que pasa con la técnica del pomodoro, aunque es una técnica distinta porque no incluye el concepto de trabajo profundo.
8. Cuando hayas entrenado suficiente, puedes ir más allá:
a. revisando y depurando tus hábitos digitales, suprimiendo redes sociales, notificaciones, es lo que Newport denomina Minimalismo digital
b. Y simplifica y reduce las tareas superficiales: depura los emails superfluos que recibes,
9. Puedes practicar la meditación productiva, que consiste en pensar enfocadamente en algún problema o asunto que necesites resolver, lo que puedes hacer mientras realizas alguna tarea física que no requiera ocupar tu mente, como caminar, correr, ducharte o doblar la ropa.