La mejora continua es algo que siempre sabemos que es necesario hacer, tenemos claros qué no acaba de funcionar o dónde están los problemas, pero a lo que raramente asignamos tiempo ni recursos. Si tuviera que quedarme con una sola de las prácticas de los métodos ágiles y Lean, seria sin duda con las retrospectivas.
Introducción
El enfoque de la mejora continua en Agile y Lean se inspira en el concepto japonés de Kaizen: expresión que significa cambiar y mejorar algo de manera continua, gradual y ordenada. Una cultura Kaizen está orientada a eliminar todo lo que no aporta valor (desperdicios o despilfarros) en base a una actividad de revisión continua para ver si se está trabajando de manera óptima.
Las Retrospectivas ágiles son reuniones periódicas en las que se valora, como equipo, la operativa y la forma en que se trabaja, para encontrar formas de ser más efectivos. En Scrum forman parte de cada Ciclo o Sprint y el objetivo es identificar puntos de mejora e incluir al menos una en el siguiente Sprint; también se aprovecha para actualizar y modificar los acuerdos de trabajo del equipo. Kanban, en una de las 7 reuniones que propone, el Service Delivery Review, también tiene como objetivo analizar y mejorar la forma en que se trabaja.
Es muy habitual que en las organizaciones de cualquier tamaño y objeto no se dé suficiente espacio a la mejora continua: es frecuente saber qué cosas no funcionan, dónde hay problemas, pero normalmente la actividad del día a día hace que se enfoquen en lo urgente y no se detengan en estas cuestiones que son importantes, ya que aparentemente están requiriendo una inversión de tiempo y recursos y no se valora los beneficios que pueden aportar.
La Retrospectiva es un instrumento para parar y pensar cómo ha estado trabajando el equipo y qué resultados ha obtenido, analizando qué retos ha enfrentado y cómo los ha superado. No se enfoca a personas, si no a la operativa.
Son la base de la adaptación y evolución continua que proponen las filosofías Agile y Lean, y se hacen en base a la experiencia que se ha producido.
Beneficios de las retrospectivas
Aportan muchos beneficios, que podríamos resumir básicamente en 2:
- Aumentar la efectividad: Permiten aprender y mejorar la calidad y el valor para el usuario de los resultados que se producen. Su objetivo es trabajar de forma más eficientes. Ayudan a implantar un espíritu de mejora continua del valor entregado.
- Construir equipo: Las retrospectivas impulsan y cohesionan al equipo. Son momentos en que todos paran y se juntan para buscar nuevas formas de trabajar mejor. Facilitan que todo el mundo pueda expresar lo que no le gusta. Además, se utilizan dinámicas que son divertidas para facilitar que todos participen, por lo que permiten divertirse y relajarse y construyen equipo. Este último punto es muy importante: los ambientes de trabajo positivos y colaborativos generan beneficios tanto para la organización (ahorros de costes y aumento de productividad) como para las personas (aumento de la satisfacción individual de las personas).
Adopta ya las retrospectivas en tu equipo
Sea cual sea vuestro contexto, considera planificar espacios periódicos para analizar con las personas que participan en tu proyecto, departamento o proceso qué es lo que funciona bien y qué puede mejorarse. No sólo de tu producto o servicio, también de la forma en que trabajáis. De las propuestas de cambio que identifiquéis, asegúrate de planificar al menos 1 para el siguiente período.
Para que estas sesiones sean efectivas, tienen que estar preparadas, en cuanto a los resultados esperados y estructura y dinámicas de soporte, y deben conducirse de manera que se asegure el logro de sus objetivos. Para ello, se utilizan dinámicas de soporte, que no son más que metáforas para facilitar el proceso de reflexión, análisis y propuesta de acciones de mejora.
Lo ideal es que las facilite alguien externo al equipo, que no se posicione y que asegure la intervención libre y segura de todos los participantes, aunque podéis hacerlas igualmente sin que esa figura sea externa, siempre que aseguréis esos principios de neutralidad y participación de todos. Es importante, por tanto, crear un espacio de comunicación seguro para que se recojan las opiniones sin juzgar, respetando todas las aportaciones y puntos de vista.
Hay que ser capaz también de agregar temas y construir una visión sintetizada y clara de lo que ha ocurrido, a partir de la cuál el equipo generará todas las opciones y alternativas de solución y evolución, que normalmente se votan para seleccionar las que finalmente se llevarán a cabo. Espero que estos argumentos te hayan convencido de los beneficios y utilidad de las retrospectivas.
Estructura básica de una reunión de retrospectiva
Las retrospectivas son un elemento para construir y desarrollar el equipo de trabajo, mejorando tanto las relaciones dentro del equipo cómo la efectividad de sus procesos operativos.
Podríamos decir que una retrospectiva tiene 5 etapas:
- Introducción: Agradece la asistencia y establece el objetivo y resultados esperados de la sesión. Es interesante una ronda en la que todos describan sus expectativas para la sesión. Para ello existen actividades específicas para romper el hielo, que pueden ayudar a hacer participativa e incluso divertida esta parte.
- Recoger ideas sobre lo que ha funcionado bien y lo que debe mejorarse.
- Definir alternativas y opciones de solución, asegurando que son concretas, claras y que todos las entienden de la misma forma.
- Seleccionar las que se van a implementar, podéis votar para decidir. Es importante establecer para las acciones que decidáis llevar a cabo, además del qué, el quién, cómo y cuándo y poner una fecha en el corto plazo, esto es el próximo período hasta la siguiente retrospectiva, al menos para una de las mejoras. Si estáis utilizando Scrum, esto significa que estará incluida en el Backlog del Siguiente Sprint. Las que no hayáis seleccionado pueden mantenerse para implementarlas más adelante.
- Cierre: de la misma forma que al abrir has consultado las expectativas, hacer un buen cierre resumiendo las conclusiones, logros y retos puede ser inspirador y motivador. Además, es una forma de que todos salgáis con una idea clara de lo que váis a hacer para mejorar en el próximo periodo.
Posteriormente, no olvidéis hacer Seguimiento: sea cuál sea vuestro modelo de trabajo, es muy importante que tengáis un mecanismo para asegurar que lleváis a cabo lo que habéis decidido y valorar su efectividad. Quizás se puede nombrar un responsable de este plan de acción y podéis compartir el progreso tanto en las reuniones breves como en la siguiente reunión de retrospectiva.
Recomendaciones para dinamizar retrospectivas
El facilitador, que quizás seas tú, debe tener en cuenta algunas consideraciones para conducir retrospectivas de manera eficaz:
- Dar el espacio que necesitan: al menos horas y con una regularidad de 4 semanas. Si queréis mejorar, es necesario.
- Evitar posicionarte, para que todos se sientan libres de contribuir y nadie se sienta cuestionado.
- Crear un ambiente positivo, constructivo y distendido que facilite que las personas se sientan cómodas para explicar sus problemas, opiniones y preocupaciones. A esto ayuda que respetéis el valor del trabajo de todos los demás: todo el mundo hace su mejor contribución teniendo en cuenta sus posibilidades y el contexto. Una buena idea es escribir este principio en un lugar visible por todos durante la retrospectiva, para tenerlo presente.
- Fomentar que todos participen, aunque sin obligar a que nadie lo haga.
- Asegurar que aprendéis a ofrecer feedback correctamente: que los problemas no se personalizan y se presentan de una forma asertiva, centrada en hechos y cómo afectan esos hechos, pero sin juzgar comportamientos ni apuntar con el dedo. La sesión no debe convertirse en una reunión para presentar quejas ni para hacer ataques personales. Si se convierten en esto, pierden su utilidad y nadie tendrá interés en ellas. Hay que entender que nada es personal y que el objetivo es la mejora del equipo en su conjunto.
- Ayudar a que todos comprendan otros puntos de vista: debes asegurar que todas las aportaciones sean escuchadas y entendidas.
- Cuestionar y retar las ideas que plantee el equipo, para asegurar que sean concretas y sólidas. Las propuestas tienen que ser medibles, si alguien plantea “mejorar la información que compartimos” debe o debéis definir exactamente de qué forma se hará.
- Sintetizar, agrupar ideas y crear visiones consolidadas que resuman lo que el equipo está expresando.
- Ayudar a que se generen suficientes alternativas para solucionar los problemas que hayáis detectado.
- Generar acciones realistas y viables: querer hacer cambios de gran impacto o muy ambiciosos de una sola vez puede ser poco realista y conduciros a la frustración.
- Utilizar distintas dinámicas, la variedad mantiene el interés y elimina el aburrimiento. Además, cuando intuyes el tipo de cuestiones que van a aparecer, es posible que alguna dinámica te sea más útil que otra.
- Asegurar un espacio para valorar los logros y éxitos. Es importante no solo para saber qué cosas funcionan bien, si no para tomar consciencia del progreso y evolución como equipo y del efecto que puede haber producido mejoras previas.
- Realizar las retrospectivas en una ubicación adecuada: donde podáis tener la intimidad y concentración necesaria, sin interrupciones ni móviles. Con el tiempo, es perfectamente posible hacerlas en remoto, pero mi recomendación es que intentes hacer las primeras de manera presencial hasta conseguir integrar este espíritu de mejora continua. Aún cuando lo tengáis, realizar alguna retrospectiva presencial de vez en cuando resulta muy positivo.
- Sistematizarlas: planificar un espacio periódico para la retrospectiva creará un hábito al que normalmente no se concede tiempo ni recursos, como te comentaba al inicio.
- Si las primeras retrospectivas no te parece que funcionan, ¡No desistas! Los equipos pasan por diferentes etapas de madurez. Sin duda, tener estos espacios para compartir contribuye a ese proceso de maduración y crecimiento, y es la base para unir a las personas y construir relaciones sólidas dentro del equipo. También os ayudará a poner foco en lo importante y avanzar conjuntamente en el sentido correcto.
Recursos para facilitar retrospectivas
En estas páginas puedes encontrar muchas ideas y técnicas para facilitar retrospectivas
https://retromat.org/es/?id=36-137-8-96-
https://www.funretrospectives.com/
